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Wenn die KI
die Schulbank drückt

„Können Sie mir Ihre Kundennummer mitteilen?“ oder „Haben Sie auch Ihren Zählerstand zur Hand?“ Wer schon einmal in einem Servicecenter angerufen hat, kennt diese Fragen. Am Telefon erkennt der Servicemitarbeiter schnell, was der Kunde möchte und fragt direkt alle wichtigen Punkte ab. Im Telefonkontakt ist es für die Mitarbeiter unerheblich, in welcher Reihenfolge er im Kundendialog die Daten erhält.

In der schriftlichen Kommunikation verhält es sich anders.

Call-Center-Software im Kundensupport: Achtung, Missverständnis

Was der Mensch kann, kann die Technik schon lange. Weit gefehlt!

Viele Versuche, komplexe schriftliche Serviceprozesse mithilfe einer KI-basierten Software zu automatisieren, sind in der Vergangenheit gescheitert.

Woran das liegt? Die Erfassungssysteme im Kundensupport waren in der Regel linear angelegt. Das heißt, sie konnten einen Prozess nur starten, wenn sie die Informationen in der richtigen Reihenfolge bekommen haben. Stellt man sich das beim Telefonservice vor, wäre das so, als ob der Servicemitarbeiter einfach auflegt, wenn der Kunde zum Beispiel seine Zählernummer nicht weiß – ein zufriedenstellendes Kundenerlebnis sieht anders aus.

Smart Processing optimiert die Kundenkommunikation

An der Technik liegt es nicht: Möglich ist die automatisierte Bearbeitung von Serviceprozessen im Kundensupport schon längst. Entscheidend ist eine leistungsstarke künstliche Intelligenz, wie sie in unserer Response-Management-Lösung ReplyOne zum Einsatz kommt. Diese kann beim sogenannten Smart Processing in Sekundenschnelle erkennen, um welchen Serviceprozess es sich handelt. Die KI weiß dann direkt, welche Daten benötigt werden und kann in der Kundenkommunikation automatisch noch fehlende Informationen abfragen.

Die Kundenanfrage richtig verstehen

Woher die KI das kann? Der Schlüssel ist eine NLP-Technologie (Natural Language Processing). NLP ist die hohe Schule der Datenverarbeitung und meint die gesamtheitliche Erfassung von Satzbestandteilen und Kontext. 

Ein Beispiel: Wenn beim Customer Service eine Kundenanfrage mit dem Wortlaut „Wenn das noch einmal passiert, dann kündige ich“ eingeht, hat das eine ganz andere Bedeutung, als wenn ein Kunde schreibt „Hiermit kündige ich“.

Die KI muss Bedeutung lernen

Beim Smart Processing versteht die KI mithilfe von NLP, welche Bedeutung eine Kombination von Wörtern und Sätzen in einem bestimmten Kontext hat. Dazu muss die KI quasi die Schulbank drücken. Das kann man sich wie Fahrradfahren vorstellen: einmal erlernt und dann nie wieder verlernt. In dem Beispiel würde die KI also lernen, die Kündigungsandrohung von der „echten“ Kündigung zu unterscheiden, den jeweils passenden Prozess einleiten, die Anfragen an die zuständigen Servicemitarbeiter leiten und die richtige Antwort vorschlagen.

Mit ReplyOne schalten wir die volle Power für die Mitarbeiter frei und boosten das Kundenerlebnis. Die künstliche Intelligenz verhilft nicht nur zu zufriedeneren Mitarbeitern und Kunden, sondern hebt auch die Servicequalität auf ein ganz anderes Level. Egal, ob der Service inhouse geführt wird oder auf mehrere Call Center outgesourct wurde: ReplyOne ist für Servicecenter jeder Größenordnung geeignet und gewährleistet den Kunden auch dann eine sehr gute Customer Experience, wenn viele Mitarbeiter von unterschiedlichen Standorten, vor Ort oder aus dem Homeoffice  gleichzeitig mit der Software arbeiten. Wir schauen gemeinsam mit unseren Kunden, über welche Kanäle sie für ihre Kunden erreichbar sein möchten. Viele unserer Energiekunden setzen bereits auf Chat oder WhatsApp, um ihren Kunden eine möglichst einfache Kommunikation auf ihrem bevorzugten Kommunikationskanal zu bieten.

Smart Processing erhöht die Effizienz in Contact-Centern

In Contact-Centern profitieren von KI-gestütztem Smart Processing nicht nur die Kunden, die schneller die richtigen Antworten erhalten, sondern auch die Servicemitarbeiter. Wenn die KI Standardanfragen bearbeitet, werden die Agenten von ihren Routineaufgaben entlastet und können sich komplexeren Anliegen widmen. Die Folge: individuellere Bearbeitung, effizienterer Kundenkontakt, und schließlich zufriedenere Kunden.

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